要想做好視頻會議室的照明設計，相關設計人員必須親自去現場，仔細勘測并記錄如下相關信息：
測量會議室的尺寸、高度，考量吊頂情況，并做好各項參數值的記錄；
準確測量并記錄會議室主席臺到墻邊的長度、寬度，以便于合理布置面光和頂光。
向甲方充分了解會議室的用途以及照明設計的要求，甚至是一些重要**的特殊情況，這對日后照明設計及施工的順利進行都有影響。
得到上述必須的信息之后，我們就可以考慮照明設計的一些細節問題了。
會議室燈光要均勻柔和，照度統一，燈光的顯色性要好，不然實際拍攝出來的畫面顏色上有偏差，不真實，視頻展示效果也不是很好；
主臺需要得到一定程度的凸顯，因此其燈具的照度應該比臺下的照度稍高。頂部要布置足夠的燈具，面光也需要更多的燈光，不然稍大些的會議室會因為層高過高、燈具數量不夠，而*終無法達到應有的照度要求。
視頻會議室的照明設計，建議用中性光（統一的色溫值），這樣會場的氣氛不會過于嚴肅，也不會過于放松。當然，如果是需要實現高清拍攝的會議，可以選用比中性光再高一些的色溫。因此，有條件和預算的話，建議使用可調節燈光，以便根據不同場景需要而改變。
視頻會議室如果用大型電子顯示屏作為背景，就需要考慮電子屏發光和反光等問題，就需要加強面光的照度，來弱化電子屏發光所帶來的負面效果。這樣做的好處，一來可以減輕參會人員的視覺疲勞度，二來可以更好的展示視頻內容。
